Praca administracyjno-biurowa Wrocław

Opis oferty pracy

Referent ds. obsługi kancelaryjnej
Wymagania:
• wykształcenie wyższe,
• doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku (min. 1 rok),
• dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie,
• dobra znajomość pakietu Ms Office oraz urządzeń biurowych,
• umiejętność budowania dobrych relacji, wysoka kultura osobista, komunikatywność oraz wysokie zdolności interpersonalne,
• umiejętność pracy pod presją czasu,
• samodzielność, dokładność i bardzo dobra organizacja pracy własnej,
• poczucie odpowiedzialności i zaangażowanie w wykonywane obowiązki.
Mile widziane:
• doświadczenie w pracy w systemie klasy EZD (elektronicznego zarządzania dokumentacją),
• znajomość specyfiki działania instytucji kultury,
• znajomość innych języków obcych.

Zakres obowiązków
• prowadzenie rejestru korespondencji przychodzącej i wychodzącej, koordynacja obiegu korespondencji oraz archiwizacja,
• obsługa poczty elektronicznej, odbieranie i przełączanie rozmów telefonicznych,
• obsługa elektronicznego systemu obiegu dokumentów (EZD Elektroniczne Zarzadzanie Dokumentacją)
• obsługa gości odwiedzających instytucję oraz kreowanie pozytywnego wizerunku instytucji,
• umawianie i organizowanie spotkań,
• obsługa urządzeń biurowych,
• zapewnienie płynnego przepływu informacji w instytucji, przekazywanie dokumentów do odpowiednich działów/osób,
• edycja i redakcja dokumentów,
• prowadzenie rejestru delegacji, zarządzeń oraz decyzji,
• udział w prowadzeniu biura i zapewnienie jego sprawnego funkcjonowania,
• wsparcie w organizowaniu i rozliczaniu wyjazdów służbowych, w tym dokonywanie rezerwacji, dopełnianie niezbędnych formalności oraz przygotowanie dokumentów do wewnętrznych procesów administracyjnych,
• współpraca z kurierami i pocztą,
• współpraca z innymi działami firmy w zakresie obiegu dokumentów,
• udział w usprawnianiu procesów związanych z dokumentacją.
Oferujemy:
• zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy,
• możliwość zdobycia cennego doświadczenia w dynamicznie rozwijającej się instytucji kultury, udział w szkoleniach i warsztatach,
• dofinansowanie do wypoczynku oraz nauki języków obcych,
• możliwość przystąpienia do ubezpieczenia medycznego oraz programu MultiSport,
• pracę w centrum miasta z dogodną komunikacją,
• współtworzenie wyjątkowego miejsca – Narodowego Forum Muzyki,

Wymagane dokumenty:
• CV,
• List motywacyjny,
• inne dodatkowe dokumenty potwierdzające posiadane kwalifikacje, wiedzę, doświadczenie lub umiejętności.
SKŁADANIE APLIKACJI:
Osoby zainteresowane ofertą prosimy o przesyłanie aplikacji (CV i list motywacyjny) w języku polskim na adres: @ z dopiskiem w tytule: Referent ds. obsługi kancelaryjnej do dnia 25.05.2025 r. Proces rekrutacyjny będzie odbywał się w oparciu o aplikację.
Do aplikacji prosimy dołączyć oświadczenie: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych podanych w dokumentach rekrutacyjnych na potrzeby tej rekrutacji, innych niż wynikające z kodeksu pracy. Ponadto wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych podanych w dokumentach rekrutacyjnych na potrzeby ewentualnych przyszłych rekrutacji, jednak nie dłużej niż przez rok od zakończenia niniejszej rekrutacji.”
Uprzejmie informujemy, iż skontaktujemy się z wybranymi osobami kandydującymi, które zostaną powiadomione o rozmowie kwalifikacyjnej telefonicznie lub mailowo. NFM zastrzega sobie prawo do odwołania lub przedłużenia procedury naboru w każdym terminie, a także niewybrania żadnej z kandydujących osób.

Zgodnie z art.13 RODO informujemy, że:
• administratorem danych osobowych jest Narodowe Forum Muzyki im. Witolda Lutosławskiego, pl. Wolności 1, Wrocław;
• w sprawach przetwarzania danych osobowych należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, drogą elektroniczną, pod adresem: @
• celem zbierania danych jest zapewnienie sprawnego przebiegu rekrutacji;
• każdemu kandydatowi do pracy przysługuje prawo dostępu do treści jego danych, prawo do ich sprostowania, prawo żądania od administratora usunięcia lub ograniczenia przetwarzania tych danych, a także prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, prawo żądania zaprzestania przez administratora przetwarzania i przenoszenia danych praz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
• przekazanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do zapewnienia prawidłowego realizowania czynności w ramach rekrutacji (w przypadku nieprzekazania danych nie będzie możliwe wzięcie udziału w rekrutacji;
• dane osobowe nie będą udostępnianie podmiotom trzecim;
• dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu;
• NFM nie ma zamiaru przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej;
• dane osobowe będą przechowywane przez okres rekrutacji oraz przez rok od jej zakończenia (po upłynięciu tego terminu wszelkie dane zostaną zniszczone).

Procedura zgłoszeń wewnętrznych w NFM we Wrocławiu dostępna jest na stronie internetowej https://bip.nfm.wroclaw.pl/nfm/status-prawny/24126,Zarzadzeniew-sprawie-ustalenia-Procedury-zgloszen-wewnetrznych-w-NFM.html